2014年5月2日到3日举行的“河南魏氏2014年工作会议”受到了各地宗亲的高度评价，这得益于组织此次会议的会务组的同志们。现就本次会议的会务安排方案公布如下：
一、会务工作总体思路
（一）任务分解：将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量。
（二）责任到人：每项任务均有专人负责。
（三）周密计划：每项任务均须制订周密的工作计划。
（四）逐项落实：计划的每个环节、步骤均须严格落实。
二、会前准备
（一）成立会务组
1.会务组组长：总体负责。
2.文秘材料小组：负责组织、收集、整理、编印会议材料，会议记录、会议纪要与总结起草等。
3.后勤保障小组：负责会议的会场布置及录音摄像，茶水、烟、水果等购买摆放、餐饮安排等。
（二）明确会议概况
1.全体办会人员应明确会议概况，了解以下基本内容：
（1）会议主题
（2）级别与规模
（3）参会人员（与会人员的姓名、魏氏组织及职务、单位及职务、通信地址、电话）
（4）会期与日程安排（会议日期、议程、活动安排等）
（三）确定会议地点
1．责任人：后勤保障小组。
2.责任：根据会议人数确定会议地点，做好以下工作：
（1）提前清洁整理会议室
（2）按要求摆放会议桌椅
（四）准备会议材料、用品
1.责任人：两组分工协作。
2.材料内容：会议材料由文秘小组负责整理、印制。包括：
1） 《华夏魏氏》特刊
2） 本次会议文件(包括：会议议程、讲话稿、贺信等)
3） 成刚的资料《论世界魏氏联谱亟待解决的若干问题》
4） 怀习的资料《 》
5） 会议用的袋子 笔 本
6）
3.会议用品：会议用品由后勤保障小组负责，应准备的会议用品包括：
（1）会场条幅（或现场LED显示器）、欢迎引领标牌
（2）会议代表证
（3）与会宗亲及嘉宾签到桌
（4）2号下午晒谱展的布置
（5）激光笔、照相机、摄像机等
（6）打印机及纸张、投影仪（根据需要）
（7）茶水、水果、烟等
（五）餐饮安排
1.责任人：后勤保障小组。
2.责任：尽早落实以下工作：
（1）用餐人数
（2）用餐地点（食堂、酒店）
（3）酒店订餐：预定桌位或包间、确定菜品、烟酒准备等
（六）会场安排
1.责任人：后勤保障小组。
2.责任：会场布局，包括：座次安排、花卉摆设、话筒音响、灯光摄影、摄像负责人、投影仪等
三、会中服务
（一）迎接
（二）签到
1.在正式报到前，应完成以下工作：
（1）将会议材料放至签到处
（2）花卉、水果购买摆放等（视情况而定）
2.签到工作包括以下环节：
（1）悬挂欢迎条幅（或设置欢迎引领标牌）
（2）设置签到处、专人负责签到
（3）缴纳会务费并开具收据
（4）房间押金由参会人员支付，退房时由酒店方退款。
（5）确认返程时间
3.茶水服务
四、会后收尾
（一）欢送
（二）大会合影以及大会通讯录的发放（根据签到名单发放）
（三）会议用品整理及打扫
华夏魏氏文化研究会
河南魏氏文化研究会
2014年4月28日
